Archive for Tidsstyringsskolen

Tidsstyringsskolen – Ressurser

Vi nærmer oss slutten på Tidsstyringsskolen. I neste innlegg skal jeg gjøre en grundig oppsummering og forsøke å sette alt jeg har skrevet om i sammenheng, men før jeg gjør det har jeg lyst til å anbefale noen ressurser.

Det er skrevet veldig mange bøker om tidsstyring. Av de jeg selv har lest er det spesielt tre jeg vil anbefale:

  • The 7 habits of highly effective peopleStephen Covey. Dette er ikke en bok som kun handler om tidsstyring, men kapittelet om tidsstyring (Put first things first) er veldig bra og et av de kapitlene jeg liker aller best i denne glimrende boken.
  • The one thingGary Keller og Jay Papasan. Dette er en veldig praktisk bok om nødvendigheten av det å fokusere. Den er full av gode råd om hvordan du kan få mer ut av tiden din.
  • The 25 best time management tools & techniquesPamela Dodd og Doug Sundheim. Dette er en kortfattet bok hvor forfatterne beskriver 25 ulike tidsstyringsteknikker og -verktøy. Ikke noe originalt i denne boken, for alle teknikkene er stjålet fra andre bøker (noe forfatterne er helt ærlige om), men denne boken kan gi deg mange konkrete tips om ting du kan prøve ut.

Noen av dere har kanskje savnet informasjon om software og apper for tidsstyring. Det er to årsaker til at jeg har valgt å ikke skrive noe særlig om dette. For det første er jeg selv litt gammeldags. Jeg bruker en elektronisk kalender og en elektronisk notatblokk (begge er skyløsninger som gjør at jeg kan aksessere dem fra ulike enheter), men utover det er jeg fortsatt veldig glad i penn og papir. For det andre finnes det så utrolig mange apper om tidsstyring at jeg på ingen måte føler at jeg har oversikt nok til å anbefale noen framfor andre. Jeg ser helt klart enkelte fordeler med å bruke software og apper, men vil samtidig advare mot å bruke for mange. Finn en eller to apper du liker, og hold deg til dem. Hvis du stadig lar deg friste av nye fancy apper med enda mer funksjonalitet, blir det fort til at du kaster bort mye tid på det å administrere appene dine. Dessuten mener jeg at det å være veldig bevisst på hva du bruker tiden din på, samt det å bruke noen konkrete teknikker for å sikre framgang, er mye viktigere enn digitale løsninger.

Annonse:
Starte nettbutikk? Klikk her for mer informasjon
Nettbutikk Interiør

Kommentarer

Tidsstyringsskolen – Omgivelser

Våre omgivelser kan ha veldig mye å si for produktiviteten vår. Med omgivelser mener jeg her både fysiske omgivelser og de menneskene vi har rundt oss. Hvis du ønsker å få mer gjort, bør du derfor være veldig bevisst på omgivelsene dine. Her er noen eksempler fra eget liv:

  • En kamerat av meg bor tre mil utenfor byen i et digert hus. I kjelleren har han innredet et av de største rommene til musikkrom, og det rommet er et av mine personlige favorittsteder. Rommet oser av musikk – signerte bilder av noen av hans favorittartister, god akustikk og alle instrumenter har sin faste plass og er fiks ferdig koplet opp. Når vi går inn i dette rommet tar det bare et par minutter før vi kommer i riktig modus og begynner å lage eller spille musikk. Å rigge opp alt i et tomt rom ville fort tatt minst en halvtime (og nesten like lang tid å rigge ned igjen etterpå), så der sparer vi mye tid.
  • Sofakroken hjemme i stua mi før klokken sju på morgenen er mitt favorittsted for skriving og lesing. Der sitter jeg godt, har tilgang på alt av ladere og lignende og får sitte i fred uten å bli forstyrret. Cirka klokken sju begynner «familiesirkuset», så da får den samme sofakroken en helt annen karakter.
  • For noen år siden jobbet jeg en kort periode i en salgsbedrift som var gjennomsyret av negativitet. Nesten alle som jobbet der sutret og klaget nesten hele dagen. De sutret om lønna, de sutret om sjefen, de sutret om maten i kantina, de sutret om været og så videre. Da jeg møtte opp der på morgenen, tok det bare en liten time før jeg var helt tappet for energi, og motivasjonen og arbeidslysten resten av dagen var ikke noe å skryte av.
  • I min nåværende jobb var jeg for en tid tilbake med i et større prosjekt der alt klaffet i samarbeidet mellom prosjektdeltakerne. Vi var totalt fem personer, og alle var konstruktive og positive. Vi havnet ofte i «flytsonen», og et par ganger måtte jeg bli minnet på at nå måtte jeg komme meg av sted til barnehagen på slutten av dagen.

I den virkelige verden er det selvsagt ikke slik at omgivelsene til enhver tid er perfekte. Men hvis dette er et område som du ikke har tenkt noe særlig over tidligere, har du sannsynligvis mye å hente på å bli mer bevisst på det. Her er noen tips for å komme i gang:

  • Sett opp en liste over de ti personene du bruker mest tid sammen med (eller et annet antall hvis du er svært lite eller svært mye sammen med andre). Er det noen av disse som tapper deg for energi og påvirker deg på en negativ måte? Velg å bruke mindre tid sammen med dem (om mulig kutt all kontakt). Og motsatt, bruk mer tid sammen med dem som er positive, gir deg energi, oppmuntrer deg og hjelper deg.
  • Ha et fast sted (gjerne i egen bolig) for konsentrasjonsarbeid som lesing og skriving. Finn et sted hvor du syns det er fint å være og hvor du kan sitte uforstyrret (i hvert fall deler av døgnet).
  • For alle rom og steder hvor du befinner deg relativt mye, tenk over om det er noen tilpasninger du kan gjøre for at du vil trives bedre og bli mer produktiv. Jeg hadde for eksempel tidligere et kjøkken hvor jeg måtte bevege meg veldig mye rundt når jeg skulle lage middag. Med krakker og leker på gulvet, barn som av og til hang i beina mine og flere skapdører med barnesikring, var det rett og slett et tidkrevende ork å lage middag. Jeg investerte da et par timer i å tenke igjennom hva jeg brukte mest, og endret deretter en god del på hva slags utstyr som ligger i hvilke skap. Fortsatt kan det være et ork å lage middag, men nå er prosessen i hvert fall ikke lenger unødvendig trøblete.

Jeg har flere ganger nevnt Warren Buffett i Tidsstyringsskolen, og også på dette området kan det være greit å se på hva han har gjort. For det første ligger kontorene til Berkshire Hathaway i Kiewit Tower i Omaha i Nebraska, langt unna turbokulturen på Wall Street i New York. Buffett har mange ganger sagt at han ser store fordeler med å jobbe så langt unna Wall Street. Buffett har også vært bevisst på hvordan han har innredet kontoret sitt, slik at han trives godt med å jobbe der. I tillegg jobber han med og omgås supersmarte personer som Charlie Munger og Bill Gates, som jeg også vil tro at hjelper han med å holde fokus på det han driver med.

Omgivelsene dine kan ha veldig mye å si for hvor mye du får ut av tiden din. I den litteraturen om tidsstyring som jeg har lest står det ikke så mye om dette, men det betyr ikke at det ikke er like viktig som mye av det andre jeg har skrevet om i Tidsstyringsskolen.

Comments (2)

Tidsstyringsskolen – Aksepter litt mer kaos i livet ditt

Er du av typen som liker å ha full kontroll på det meste til enhver tid? Det er i utgangspunktet jeg, men jeg innså for mange år siden at det rett og slett tar alt for mye tid å gå rundt med full kontroll hele tiden. Skal du få tid til å jobbe mot dine langsiktige mål, er du nødt til å prioritere, og det innebærer at du også må prioritere bort mye.

Hvis du for eksempel bor i et hus som du eier selv, vet du hvor mye tid oppgradering, vedlikehold og husarbeid kan kreve. Hører du på alle eksperter på ulike områder, skal du jo for eksempel vaske huset utvendig minst en gang per år, du skal vaske vegger og tak innvendig fire ganger per år (ved hvert skifte av årstid), du skal støvsuge bortimot hver dag for å skape et bedre innemiljø, du skal spyle takrennene flere ganger per år, du skal gå over hele huset og sjekke at det ikke er råte i noe av kledningen hver år og så videre og så videre. Skal du følge opp alle råd fra alle eksperter, vil det å drifte et hus med hage være minst en heltidsjobb. Altså ingen tid igjen til å gjøre andre ting.

Og hvis du har barn, vet du hvor mye tid det kan kreve. Du skal lese alt som sendes ut fra barnehagen, SFO og skolen, du skal holde deg oppdatert på det siste av forskning innen barneoppdragelse, du skal selvsagt ikke si nei hvis barnet både vil spille i korps, gå på svømming og spille fotball, sykler, rullebrett, leker og annet utstyr må til enhver tid være i orden og all mat skal selvsagt være økologisk og laget fra grunnen av. Puh, å ha barn er virkelig en heltidsjobb. Altså ingen tid til å gjøre andre ting.

Selv har jeg enebolig, hage og tre aktive barn, så jeg skal ærlig innrømme at dette er et ekstremt vanskelig område. Men jeg mener at dersom du skal klare å rydde tid til å gjøre noe annet enn bare hverdagslige gjøremål, så er du nødt til å akseptere litt mer kaos i livet ditt. Mye kan selvsagt gjøres ved å sette ting mer i system, men det er grenser for hvor systematisk du kan bli. Men du skal selvsagt ikke dra den for langt. For en tid tilbake holdt jeg nesten på å glemme at det var endring i hvilken dag det var turdag i barnehagen, nettopp fordi jeg bare hadde skummet igjennom siste månedsplan som ble sendt ut. Jeg kom heldigvis på det på vei ut av huset, men hadde jeg ikke gjort det, kunne mitt barn ha blitt levert i barnehagen uten tursekk den dagen. Flaut og veldig kjedelig for barnet.

Kommentarer

Tidsstyringsskolen – Månedsutfordringer

Hvis du har lest tidligere innlegg i Tidsstyringsskolen, har du sikkert fått med deg at jeg er en stor tilhenger av det å gjøre litt av noe hver dag. Flere av de teknikkene jeg har tatt for meg så langt bygger på tanken om at dersom man gjør litt av noe hver dag, og klarer å holde fram med det over en lengre periode, så kan man oppnå store resultater. Som jeg også har vært inne på flere ganger, tror jeg at det å ikke legge opp til et for ambisiøst løp er en av suksesskriteriene for å lykkes med slike teknikker på sikt. Teknikken jeg skal ta for meg denne gangen er av en helt annen karakter. Dette er en teknikk for dem som liker å røske litt opp i tilværelsen, vise seg selv at de kan klare å utrette mye på kort tid og har mulighet til å sette av mye tid i en kortere periode. Teknikken har jeg kalt for «månedsutfordringer» (ofte kalt «30 day challange» på engelsk), og går ut på at du setter deg et ambisiøst mål for hva du skal gjøre den kommende måneden.

Her er noen tips på veien:

  • Vær realistisk, men sett deg skikkelig ambisiøse mål. I og med at du bare skal holde ut i en måned (og ikke etablere vaner du skal følge i mange år), vil det ofte være langt lettere å bruke ren «bit-tenna-sammen-selvdisiplin» for å klare å fullføre. Beveg deg et godt stykke utenfor komfortsonen din.
  • Selv om det bare er snakk om en enkelt måned, så vil det skje uventede ting, så ikke sett deg mål som krever at du nødvendigvis må gjøre noe hver eneste dag. Altså, å lese 3 000 sider på en måned er en god månedsutfordring, mens det å lese 100 sider hver dag ikke er det (selv om det totale antallet sider er det samme). Da tar du høyde for at du noen dager har bedre tid enn andre dager, og du gjør derfor opplegget langt mer fleksibelt. Hvis det er snakk om ting du ikke skal gjøre, kan imidlertid godt utfordringen gjelde hver eneste dag.
  • Ta hensyn til den livssituasjonen du er i. Er du ung, singel og har masse fritid kan du ta i mye mer enn hvis du er en sliten småbarnsfar med kolikkbarn.
  • Månedsutfordringer kan enten være noe helt nytt, eller knyttet opp mot dine eksisterende etablerte vaner.
  • Skryt gjerne litt til andre om hva du skal i gang med. Det kan gi en ekstra boost til å stå på litt ekstra når noen spør om hvordan du ligger an.

Nedenfor følger ti eksempler på konkrete månedsutfordringer. Disse er kun ment som eksempler. Du må finne noen som passer deg, som du syns er spennende, og som du kan klare å gjennomføre.

  1. Les alle de fire Market Wizards-bøkene av Jack Schwager.
  2. Les alle de seks bøkene i Min Kamp-serien av Karl Ove Knausgård.
  3. Les hele bibelen.
  4. Løp 3.000-meteren 20 ganger.
  5. Ta 10 000 push-ups.
  6. Kutt ut røyken eller snusen.
  7. Ikke drikk noe alkohol.
  8. Kun vann som drikke.
  9. Ikke spis noe godteri.
  10. Ta en pause fra Facebook.

Comments (4)

Tidsstyringsskolen – Fokusdager

I Tidsstyringsskolen skriver jeg blant annet om en rekke ulike konkrete teknikker som du kan bruke for å få mer ut av tiden din. Det er ikke meningen at du nødvendigvis skal bruke alle, men vi er alle forskjellige, så en teknikk som fungerer godt for meg trenger ikke å fungere like godt for deg. Du må derfor bare prøve deg litt fram, slik at du finner en eller flere teknikker som passer for akkurat deg.

Denne gangen skal jeg skrive om en teknikk som jeg i liten grad har brukt selv, men som jeg likevel absolutt ser nytten i. La meg illustrere teknikken med et eksempel. La oss si at du har satt deg som mål å skrive en bok, og at du har estimert at du vil komme til å bruke 200 timer på dette. Du har kommet fram til at du kan klare å rydde plass til 200 timer på en av de følgende måtene:

  1. Du kan stå opp en time før resten av familien hver arbeidsdag. Det vil da ta nesten ett år å skrive boken.
  2. Du kan sende familien på ferie til Gran Canaria, dra på hytten og virkelig fokusere på boken. La oss si at du har kommet fram til at du trenger ni timer hvert døgn til å sove, spise, slappe av osv., og at du derfor kan jobbe med boken 15 timer hver dag. Du kan da klare å skrive boken på under 14 dager.

Den første måten er den som passer meg personlig best. Jeg er av den typen som liker en slik «litt hver dag-metode», og jeg vet med meg selv at jeg har selvdisiplin til å gjennomføre. Ulempen med denne måten er imidlertid at den kan være ganske kjedelig. Mange har mye større behov for variasjon i hverdagen enn det jeg har, og skal de først gjøre noe, så foretrekker de å virkelig fokusere på det i en kort periode, framfor å «seigpine» seg selv over en lengre periode. For disse er ofte måte to å foretrekke.

Her er noen tips hvis du skal prøve denne teknikken:

  • Bestem deg for at du skal fokusere på en enkelt oppgave.
  • Legg opp til enkle og effektive rutiner for «daglig pleie». Ikke bruk mye tid på matlaging, trening osv. La likevel ikke kroppen forfalle helt.
  • Steng verden mest mulig ute. Kutt enten helt eller delvis ut sosiale medier, e-post osv.
  • Informer jobben, familie og venner om at du vil være lite tilgjengelig.
  • Planlegg godt og tenk igjennom alle detaljer på forhånd. Du vil ikke ende opp med at du stadig må kjøre på butikken for å kjøpe ting som er nødvendig for det du skal gjøre, eller at du blir sittende å vente på avklaringer.

Som nevnt har jeg ikke brukt denne teknikken selv i utstrakt grad, men for noen år siden brukte jeg den med gode resultater. Kona skulle besøke ei barndomsvenninne ei langhelg, og hun tok med seg ungene. Jeg hadde da hele fredag, hele lørdag og nesten hele søndag for meg selv, og jeg klarte på denne tiden å legge nytt gulv på tre soverom, male alle veggene på de samme rommene, samt skru sammen en del nye skap og hyller. Jeg vil anta at jeg brukte om lag 40 timer på dette, så jeg utnyttet tiden min godt. Dette var et husprosjekt som jeg hadde utsatt lenge og som jeg gruet meg til (jeg er ingen utstrakt handyman), så det var veldig tilfredsstillende å få det gjennomført.

Kommentarer

Tidsstyringsskolen – Nyhetskutt

Jeg har tidligere skrevet om tidstyven sosiale medier. I dag skal jeg ta for meg en annen, nemlig nyheter. For noen er det å følge med på nyheter nærmest en besettelse – de leser en avis (på nett eller papir) til frokost, de hører på nyheter i bilen når de kjører til jobb, de sjekker diverse nettaviser minst en gang hver time i løpet av arbeidsdagen, de får nyhetsvarslinger på mobilen i løpet av dagen, de hører på nyheter i bilen på vei hjem fra jobb, på kvelden ser de både lokale nyheter, Dagsrevyen og Kveldsnytt på tv, og før de legger seg sjekker de om det har skjedd noe nytt på ulike nettaviser.

Med mindre du har en jobb som krever at du kontinuerlig er veldig oppdatert på generelle nyheter, så er det å bruke mye tid på nyheter i stor grad bortkastet tid. Kanskje føler du et sterkt behov for å følge med på hva som skjer i verden, men dette er et kunstig behov som er skapt av media og den «turboalderen» vi lever i. Bruker du mye tid på nyheter, får du mindre tid til å gjøre det som vil bringe deg nærmere dine langsiktige mål, og det å føle at du alltid må være oppdatert kan også gå ut over konsentrasjonen din.

Jeg ser selvsagt verdien av å være litt informert om hva som skjer rundt omkring i verden, men dette kan du fint skaffe deg på 15 (maks 30) minutter hver dag.

Selv var jeg for mange år siden en skikkelig «nyhetsnarkoman». Jeg brukte sikkert to-tre timer hver dag på nyheter, og innbilte meg at dette var viktig og riktig. Jeg innså imidlertid etterhvert at dette var blitt en skikkelig tidstyv for meg, og jeg bestemte meg derfor for å kutte drastisk i den tiden jeg brukte på nyheter. En typisk nyhetsdag for meg ser nå omtrent slik ut:

  • Ca. 10 minutter på ulike nettaviser mens jeg spiser frokost.
  • 2-3 minutter på ulike nettaviser etter lunsj for å se om det har skjedd noe viktig i løpet av formiddagen.
  • Ca. 5 minutter på ulike nettaviser på kvelden etter at ungene har lagt seg.

Samlet tidsbruk på nyheter på en typisk dag er altså ikke mer enn 15-20 minutter, og det holder i massevis. Enkelte dager bruker jeg likevel litt mer tid. Dette er typisk på dager da det er noe helt spesielt som skjer et eller annet sted i verden (valg i USA, flystyrt, børskrakk og lignende) eller hvis det er noe spesielt som skjer som har spesiell relevans for jobben min.

Comments (4)

Tidsstyringsskolen – Om å si nei

Enkelte amerikanske selvhjelpsbøker hevder at man kan «have it all». Nå er det sikkert litt ulikt hva som menes med dette, men når det gjelder tidsstyring, så stemmer ikke denne påstanden. Du vil aldri få tid til å gjøre alt det du kan tenke deg å gjøre.

Warren Buffett (ja, nok en gang) har uttalt at «The difference between successful people and really successful people is that really successful people say no to almost everything». Dette er virkeligheten. Jo dyktigere du skal bli, desto mer må du fokusere, og jo mer må du si nei til. Warren Buffett er en av verdens dyktigste «pengemaskiner». Tror du han hadde klart å bli så dyktig hvis han samtidig som han hadde videreutviklet sin forretningssans og investeringskompetanse hadde satset på å bli en super syklisk, en enestående kokk og lært seg syv fremmedspråk? Selv en begavet person som Buffett hadde nok bare blitt «en av mange» hvis han hadde fordelt tiden sin på for mange ting.

Nå er det selvsagt ikke sikkert at du har satt deg som mål å bli like dyktig som Buffett. Kanskje har du flere interesser og ikke noe mål om å bli en av verdens beste innenfor noen ting som helst. Men prinsippet gjelder fortsatt. Hvis du fordeler tiden din på for mange ting, blir du ikke dyktig innenfor noen av dem, og de færreste vil være særlig fornøyd med en slik situasjon. Vi er igjen tilbake til alle dem som er travelt opptatt hele dagen, men som får utrettet svært lite.

For å hjelpe deg litt på veien på dette området, vil jeg at du skal utføre følgende oppgave:

  • Skriv ned ti ting som du finner interessante og gjerne kunne tenke deg å bruke tid på.
  • Bruk litt tid på å rangere de ti tingene. Nummer 1 er den aller viktigste tingen, nummer 2 er den nest viktigste tingen og så videre.

Bruk denne listen som basis for hva du skal bruke tiden din på framover:

  • Hvis du har satt deg som mål å bli skikkelig dyktig innenfor et område, stryk alt utenom ting nummer 1.
  • Hvis du ikke har noe spesielt ønske om å bli superdyktig, men vil ha litt balanse og drive på med flere ting, stryk alt utenom ting nummer 1, 2 og 3.
  • Hvis du er happy med å være travel, men få utrettet lite, kan du spre tiden din tilfeldig på alle de ti tingene.

Dette er ingen eksakt vitenskap, og det finnes jo eksempler på «tusenkunstnere» som behersker mange ting på et høyt nivå. Det finnes også dem som mener at en «pakke» satt sammen av en rekke små ferdigheter til sammen kan utgjøre noe unikt som man kan bruke til å oppnå stor suksess (Scott Adams skriver om dette i boken How to fail at almost everything and still win big). For de aller fleste vil jeg imidlertid hevde at det beste er å velge bort mye, for på den måten å frigjøre tid til de få tingene man ønsker å satse mye på.

Hva gjør du så hvis du syns alle de ti tingene på listen din er omtrent like viktige? Hvis dette er tilfelle, vil jeg anbefale deg å konsentrere deg om to eller tre ting av gangen, og bytte ut hvilke ting du fokuserer på for eksempel hvert kvartal. På den måten vil du over tid kunne bli dyktigere på alle de ti tingene, samtidig som du til enhver tid ikke fokuserer på flere ting enn at du klarer å få god framgang.

Jeg mener det er svært viktig at man har et bevisst forhold til hva man aktivt velger å si nei til. Og det er de tingene man kunne tenke seg å bruke tid på, men som man likevel sier nei til, som er utfordrende. Ting som man aldri kunne tenke seg å bruke tid på er jo ikke noe problem. Jeg kunne for eksempel ikke tenke meg å bruke ett sekund på å lære meg å strikke, men jeg kunne godt tenke meg å lære meg spansk. Men jeg vet at jeg ikke har noe spesielt talent for å lære fremmedspråk, så hvis jeg skulle ha lært meg spansk, måtte jeg ha satt av mye tid. Den tiden er jeg for tiden ikke villig til å bruke på akkurat dette, så derfor sier jeg aktivt nei til spansk. Hvis du ikke aktivt sier nei, ender du fort opp som en av alle dem som stadig starter på nye og interessante ting, men som gir opp og starter på noe nytt når den opprinnelige entusiasmen ikke lenger er der og det begynner å bli utfordrende. Jeg vil i hvert fall ikke havne i den situasjonen at jeg som 90-åring ser tilbake på et langt liv der jeg startet på en rekke ting, men aldri fullførte noen ting av verdi.

Det med å si nei gjelder selvsagt også på mange andre områder. Jeg har for eksempel barn som er aktive innenfor ulike idrettsgrener, og i den sammenheng kommer det stadig forespørsler om å være trener, sitte i styrer, delta på dugnader og så videre. Jeg har også en jobb der det foregår en god del sosiale arrangementer på kveldstid, som jeg stadig blir oppfordret til å delta på. Jeg sier ikke nei til absolutt alt (og derfor vil jeg heller aldri bli en ny Warren Buffett), men jeg er veldig bevisst på at jeg må si nei til det aller meste. Hadde jeg sagt ja til bare halvparten av alt det som foregår, så hadde jeg ikke hatt noe fritid igjen. Da ville jeg ikke hatt tid til å utvikle kompetansen min, holde meg i form eller tid til hobbyene mine. Ja visst, jeg ville vært en travel mann, og på den måten sikkert kunne prøvd å framstå som vellykket og happy, men jeg ville slett ikke vært fornøyd med en slik situasjon.

Jeg vil understreke at jeg her primært snakker om de største og viktigste tingene i livet ditt. Du kan selvsagt ha mange småting som du driver med i tillegg, så lenge disse ikke til sammen krever alt for mye av din tid. Selv Warren Buffett har noen hobbyer. For eksempel spiller han ukulele. Men han er langt ifra en av verdens beste ukulelespiller. Jeg vil anta at han spiller ukulele fordi han syns det er morsomt, og bryr jeg lite om at mange er flinkere enn han til akkurat dette.

Du vil aldri få tid til å gjøre alt det du kan tenke deg å gjøre. Du er nødt til å si nei til det meste, for å frigjøre tid til det som virkelig betyr noe.

Comments (2)

Tidsstyringsskolen – Fokustid

Fokustid er noe som mange av oss har svært lite av. Med fokustid mener jeg tid der du sitter helt uten forstyrrelser og avbrytelser og arbeider konsentrert med en spesifikk oppgave.

Det mangler som regel ikke på forstyrrelser i hverdagen til det moderne menneske. Kanskje får du opp et varsel på skjermen når det kommer en ny e-post, kanskje mottar du en sms fra broren din, kanskje ringer kjæresten din, kanskje piper det i iPad-en fordi du har lagt noe inn i kalenderen, kanskje dirrer det i mobiltelefonen din fordi noen har likt en tweet du har lagt ut og så videre. Eller den mer klassiske på mange arbeidsplasser – en kollega kommer innom kontoret og blir sittende å snakke om hverdagslige småting i en time.

Det er gjort forskning på effekten av det å stadig bli avbrutt, og det er opplagt slik at dette er en stygg tidstyv. Hver gang du blir avbrutt og blir tvunget til å tenke på noe annet, mister du fokus på det du holder på med, og må bruke tid på å skifte fokus igjen når avbrytelsen er over. Du kan gjøre flere ting samtidig hvis det er snakk om enkle ting. For eksempel kan du fint gå en tur samtidig som du hører på en lydbok, eller ta en joggetur mens du småsnakker med treningspartneren din (med mindre du har så dårlig kondis at selv jogging gjør at du hiver etter pusten). Men det er nesten umulig å gjøre to ting som krever mye av deg samtidig. Å skrive et knallgodt blogginnlegg samtidig som du hjelper datteren din med matematikkleksa er for eksempel ikke mulig uten at det går på bekostning av kvaliteten.

Hvis du har satt deg som mål å utnytte tiden din bedre, vil jeg anbefale å prøve ut det å sette av fokustid. Slå av alle elektroniske varsler, lukk døren og fokuser kun på en enkelt oppgave i minst en halv time. Klarer du å sette av et par-tre bolker med fokustid hver dag, kan du i mange tilfeller mangedoble produktiviteten din.

Jeg vil spesielt anbefale fokustid hvis du prøver å lære deg noe nytt. Hvis du skal lære deg å spille piano, snakke spansk eller bli en ekspert på Warren Buffett sin investeringsstrategi, er fokustid en glimrende teknikk. I arbeidslivet vil behovet for fokustid variere litt avhengig av hvilken jobb du har. Mange kan i jobbsammenheng dra stor nytte av å sette av fokustid deler av dagen, mens i andre jobber er ikke dette så viktig. Jeg kjenner for eksempel ei som er butikksjef for en større dagligvarebutikk, og som tjener rundt to millioner kroner hvert år. Dette klarer hun helt uten fokustid, men det er fordi hun har en jobb der dette ikke er nødvendig. I hennes jobb er det å være tilgjengelig det aller viktigste. Min kjenning er tilgjengelig nesten døgnet rundt. Dette kombinert med at hun jobber 50-60 timer i uka og er usedvanlig flink med mennesker gjør at hun mestrer jobben sin på en utmerket måte uten fokustid. En annen kjenning av meg er forsker på et stort forskningsinstitutt. Han tjener bare halvparten av det den nevnte butikksjefen gjør, men han har en doktorgrad i medisin og er svært interessert i det han arbeider med, så han er veldig fornøyd med jobben sin. For han er det helt avgjørende å jevnlig sette av fokustid. Han forsker innenfor medisinsk mikrobiologi, noe som mildt sagt er avanserte saker, så for han er det umulig å gjøre en god jobb hvis han stadig blir avbrutt. Selv har jeg en jobb som ligger litt midt i mellom disse to ytterpunktene, noe jeg vil tro også mange andre har. Deler av de arbeidsoppgavene jeg utfører er av en slik karakter at jeg har stor nytte av å sette av fokustid, men andre av arbeidsoppgavene mine er mer overfladiske og det forventes i større grad at jeg skal være veldig tilgjengelig når jeg utfører dem.

Jeg er generelt ganske optimistisk når det gjelder framtiden for oss mennesker, men akkurat på dette området mener jeg vi har beveget oss i feil retning i løpet av de siste par-tre tiårene. Stadige elektroniske varslinger, krav (ofte selvpålagte) om at vi alltid skal være så tilgjengelig, en trang til å stadig sjekke ulike sosiale media, åpne kontorlandskap og generelt alt for mye på planen vår kan få store negative konsekvenser, og mange av oss virker nesten til å ha mistet evnen til å konsentrere seg. Vi er travelt opptatt hele dagen, men får ofte likevel utrettet veldig lite. Hvis vi imidlertid skal se det positive i dette, så vil du kunne skille deg ut på en positiv måte hvis du begynner å utnytte kraften som ligger i det å sette av fokustid. I et arbeidsliv preget av høyt tempo, travelhet og kaos, kan du oppnå en «edge» hvis du skiller deg ut som en som faktisk klarer å gjennomføre krevende oppgaver på rimelig tid (og nei, du trenger ikke skryte på Face hver gang du har gjort en litt vanskelig oppgave). Fokustid er her nøkkelen.

La oss gå litt tilbake til Buffett (du aner kanskje at jeg er en stor fan av denne mannen). I den relativt nye dokumentaren Becoming Warren Buffet (ligger på Youtube og anbefales på det sterkeste) sier han at han sitter på kontoret og leser flere timer hver dag, og ofte stenger han døra for å få mest mulig ro. Slik har hans arbeidsdag vært i flere tiår. Dette er fokustid, og i hans tilfelle er det ikke tvil om at det har gitt store resultater. Også hans nære kollega Charlie Munger har mange ganger nevnt nytten av det å lese og tenke i stillhet.

Hvis du er en morgenperson, har du et spesielt fortrinn i denne sammenheng. Tidlig på morgenen er lettere å sette av fokustid. Før klokken sju på morgenen mottar jeg nesten aldri e-post, jeg får nesten aldri sms og jeg blir nesten aldri oppringt.

Kommentarer

Tidsstyringsskolen – Utnytt døgnrytmen din

En kamerat av meg er et nattdyr. Han er mest våken og produktiv, og er i best humør, på kvelden og litt utover natten. På morgenen er han uopplagt, smågretten og ikke særlig produktiv.

Selv er jeg helt motsatt. Jeg er mest opplagt og produktiv, og er i best humør, på morgenen. På kvelden blir jeg tidlig trøtt, og det er helt dødfødt for meg å prøve å gjøre noen vanskelige konsentrasjonsoppgaver etter klokken ti på kvelden.

I en ideell verden burde jeg legge opp dagen min slik:

  • Før lunsj: arbeidsoppgaver som krever fokus og konsentrasjon.
  • Mellom lunsj og middag: enklere arbeidsoppgaver som kan utføres selv om konsentrasjonen ikke er på topp.
  • Etter middag: avslapning og rutineoppgaver.

Vi lever selvsagt ikke i en ideell verden, og har man familie og en vanlig jobb, er det mye man ikke kan bestemme helt selv, men selv små tilpasninger kan gi en god effekt. Ved å tenke igjennom når man er mest opplagt, og gjøre de tyngste oppgavene nettopp da, kan man både få gjort mer og oppnå høyere kvalitet i det man gjør.

Et konkret eksempel fra mitt eget liv er da jeg for mange år tilbake bestemte meg for å lese mer. Først forsøkte jeg å lese på kvelden, men da var jeg trøtt og hadde derfor ikke hodet helt med meg, så jeg husket veldig lite av det jeg leste. Jeg gikk deretter over til å lese før frokost, og erfarte da at jeg fikk mye bedre utbytte av lesingen.

Hvordan er din døgnrytme? Har du et bevisst forhold til den og gjør det som krever mest av deg når du er mest opplagt?

Comments (2)

Tidsstyringsskolen – Sosiale medier

Sosiale medier har for mange blitt en moderne tidstyv, og mange bruker alt for mye tid på Facebook, Instagram, Twitter, Snapchat, Google+ osv.

Det er delte meninger om sosiale medier. Noen liker dem godt og syns de trenger å bruke litt tid på dem for å holde seg oppdatert (både privat og profesjonelt). Andre mener at mange (særlig unge og usikre mennesker) ikke har godt av stadig å bli minnet på hvor perfekt og fullkomment andres liv er (på Facebook legger man for eksempel stort sett ut bilder og oppdateringer fra de positive sidene av livet sitt). Forfatteren Cal Newport mener det er svært lite som er positivt ved sosiale medier, og anbefaler at du helt slutter å bruke tid på dem:

Jeg er ikke helt enig med Newport, og vil ikke nødvendigvis anbefale å kutte ut sosiale medier helt. Men jeg vet fra egne og andres erfaringer hvor avhengighetsskapende sosiale medier kan være, så hvis man ikke har et bevisst forhold til dem, kan de fort bli den verste tidstyven av alle, og i enkelte tilfeller nesten ta over livet til en.

Hvis du har fått det for vane å sjekke sosiale medier titt og ofte nesten døgnet rundt, vil jeg sterkt anbefale at du slutter med det. Her er noen teknikker jeg selv har brukt til tider:

  • Ingen sosiale medier før kl. 20.00 på kvelden. Etter det er det fritt fram til leggetid (men ikke på natten).
  • Maks ti minutter på sosiale medier tre ganger per dag – for eksempel før frokost, etter lunsj og på kvelden.
  • Kutt ut alt av sosiale medier (eller det ene mediet du har mest problemer med å koble deg ifra) i en hel uke. De første to dagene kan være knallharde, men etter det syns du sannsynligvis at det er litt befriende å ikke være påkoblet i noen dager.

Enkelte bruker sosiale medier aktivt i jobbsammenheng, og det er selvsagt helt greit. Utover det, bør du med jevne mellomrom spørre deg selv: bidrar det å bruke sosiale medier til noe positivt i livet mitt? Og da mener jeg reelle, langsiktige positive ting. Det å se på turbilder av hunden til naboen din eller en skryteoppdatering om at en kollega har vært på en pumptime på Sats Elixia bør ikke regnes med.

Personlig bruker jeg Facebook, Instagram og Twitter. Tiden jeg bruker på Facebook og Instagram bidrar i svært liten grad til noe positivt på lang sikt i livet mitt, og jeg jobber stadig med å ikke sløse bort for mye tid på disse. I gjennomsnitt vil jeg anslå at jeg ikke bruker mer enn 10-15 minutter hver dag på Facebook og Twitter samlet, noe jeg er relativt fornøyd med. Twitter er i en litt annen kategori, for der har jeg en Pengeblogg-konto, og har et reelt faglig utbytte av å bruke tid på den.

Kommentarer

« Previous entries
css.php
Driftes av Bloggnorge.com - Genc Media™ - Webdesign og hjemmeside - WP Wordpress, HTML, CSS - PRO ISP
Denne bloggen er underlagt Lov om opphavsrett til åndsverk. Det betyr at du ikke kan kopiere tekst, bilder eller annet innhold uten tillatelse fra bloggeren. Forfatter er selv ansvarlig for innhold. Tekniske spørmål rettes til post[att]bloggnorge.[dått]com.